Agent Charge du Secretariat Commun H/F - 30

Groupe RIFSEEP : 1

L'agent recruté sera affecté au secrétariat commun et sera l'agent référent du secrétariat du secrétariat général.

Vos activités principales :
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du courrier
- Courrier arrivé : Ouverture, tri et enregistrement de divers courriers MAARCH
- Courrier départ : Gestion du circuit des parapheurs entre les secteurs et la Direction
- Gestion des différents rapports concernant l'ENP NIMES (permanents et élèves)
- Traitement, rédaction et diffusion des divers mails, lettres, comptes rendus et autres documents administratifs
- Suivi des commandes et courriels : en interne ou avec les services extérieurs
- Gestion de l'agenda électronique de la directrice et de son adjointe ainsi que du chef et de l'adjoint du secrétariat général
- Participation aux réunions hebdomadaires et rédaction du compte-rendu
- Traitement des états de frais des psychologues vacataires
- Gestion dossiers sensibles/confidentiels de la directrice et/ou de son adjointe
- Interface privilégiée avec les autres services de la DZRFPN Sud et les services extérieurs.
- Archivage numérique et «format papier» des différents dossiers

Autre mission :
- Gestionnaire «ASSIST» CHORUS DT avec prise en charge et traitement des demandes de déplacements et des états de frais du personnel de l'ENP (réservation hôtem, train...)

Le télétravail pourra être envisagé après une période de 1an.

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le secrétariat commun assiste la directrice et son adjointe dans la gestion des tâches administratives. Le secrétariat a également en charge la réception et le dispaching des commandes de la direction centrale et zonale. Il apporte également réponse à toutes les commandes.

Composition et effectifs du service
3 AA

Liaisons hiérarchiques
La directrice de l'ENP de Nîmes et son adjointe

Liaisons fonctionnelles

Chef et adjoint du secrétariat général - Académie de police - SGAMI - Préfecture