Gestionnaire du Secretariat General - Com Com Beaucaire Terre d'Argence H/F - Structures de coopération territoriale

La Communauté de Communes Beaucaire Terre d'Argence (CCBTA), 5 communes, 31 500 habitants au carrefour d'Avignon, Nîmes, et Arles, dans le département du Gard, région OCCITANIE, recrute un(e) gestionnaire du secrétariat général placé(e) sous l'autorité de la Direction générale des Services.

Contexte :
La Communauté de Communes Beaucaire Terre d'Argence recrute un(e) gestionnaire du secrétariat général chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement administratif des instances communautaires, le suivi des actes administratifs et l'appui à la Présidence, à la Direction Générale et aux services.
Véritable interface entre les élus, la direction et les services, il/elle contribue à la sécurisation juridique et administrative des procédures de la collectivité.

Missions principales :

Gestion des assemblées et des actes administratifs
- Organiser, préparer et assurer le suivi administratif des conseils communautaires, bureaux communautaires, commissions et réunions institutionnelles ;
- Assurer la collecte et la mise en forme des projets de délibérations auprès des services
- Elaborer les dossiers de séance ;
- Assurer le suivi des actes administratifs jusqu'à leur caractère exécutoire ;
- Réaliser les formalités de transmission au contrôle de légalité ;
- Assurer la publication et la dématérialisation des actes ;
- Tenir et mettre à jour les registres des délibérations, décisions et arrêtes ;
- Participer à Ia sécurisation juridique des procédures administratives.

Secrétariat général et assistance administrative
- Conseiller et accompagner les services dans la rédaction des actes administratifs ;
- Assurer une assistance administrative auprès de Ia Présidence et de la Direction Générale ;
- Participer au suivi des parapheurs et circuits de signature
- Coordonner les échéances administratives et institutionnelles
- Assurer le suivi du courrier institutionnel et des dossiers transversaux
- Rédiger divers courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs

Suivi administratif et gestion documentaire
- Assurer Ia gestion et le classement des archives du service ;
- Mettre à jour les tableaux de bord, outils de suivi et indicateurs d'activité ;
- Participer à l'amélioration continue des procédures administratives ;
- Veiller à Ia bonne circulation de l'information entre les services et les élus ;
- Assurer une veille administrative et règlementaire dans les domaines relevant du secrétariat général

Profil recherché :
Formation en gestion administrative ou secrétariat de direction ou équivalent et/ou une expérience professionnelle permettant de répondre aux attentes du poste.

Compétences requises :
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement territorial
- Connaissance des procédures administratives et des actes des collectivités ;
- Notions en droit public et en fonctionnement des assemblées délibérantes ;
- Maitrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Savoir-faire
- Capacités rédactionnelles confirmées ;
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
- Aptitude à travailler sur plusieurs dossiers simultanément ;
- Capacite d'analyse et de suivi administratif rigoureux;
- Maîtrise des outils numériques et de la dématérialisation.
Savoir-titre
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
- Rigueur et sens des responsabilités ;
- Réactivité et autonomie ;
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe ;
- Capacité à travailler en transversalité avec les élus, les services et les partenaires institutionnels

Conditions d'exercice :
Temps complet, recrutement par voie contractuelle en CDD ;
Disponibilité ponctuelle en soirée lors des réunions des instances ;
Poste basé au siège de la CCBTA.

• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Amélioration continue
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Réactivité