Assistante Administrative - Saint-Gilles H/F - Communes

Le collaborateur est placé sous l'autorité directe de la Directrice Enfance et Petite Enfance
Prise de poste au 1er septembre 2026

MISSIONS

Missions administratives
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction
- Rédiger des documents administratifs (certificats administratifs, décisions et délibérations courantes et récurrentes) de la direction
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, comptes rendus ...
- Gérer administrativement le service enfance (déclaration TAM, données activités CAF...)
- Participer à l'organisation du recrutement des vacataires ou saisonniers du service enfance.
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service enfance
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions de la direction (réserver un lieu, inviter les participants...)
Missions financières
- Régisseur de recettes suppléant du service enfance (périscolaire et extrascolaire) et de la régie d'avance ALSH-ALP
- Traiter les factures des services de la direction (Enfance et EAJE)
- Suivre et respecter les marchés de la direction
- Rédiger les bons d'engagements et prendre les commandes des services de la direction
- Suivre le budget du service enfance

Missions spécifiques
- Continuité de service en cas d'absence de la directrice Enfance- Petite Enfance
- Accompagner les agents du GUE sur les aspects techniques
(Gestion des incidents et demandes d'inscription particulières) :
- Réponses récurrentes qui ne demandent pas un arbitrage par la directrice Enfance.
- Réponses plus complexes en collaboration avec la directrice Enfance
- Renfort ponctuel au service des affaires scolaires
- Assurer la relation avec la société Abélium en lien avec la directrice Enfance
- Paramétrer les éléments sur logiciel Abélium
- Veille de la Gestion Electronique de Documents (GED) sur le logiciel

Savoirs

- Environnement territorial, acteurs institutionnels, sociaux, culturels et associatifs locaux
- Procédures comptables et administratives
- Communication orale et écrite
- Connaissances des progiciels et des procédures de la direction
- Techniques de secrétariat

Savoirs faire
- Apprécier la validité des pièces justificatives
- Contrôler les factures
- Identifier un problème
- Maitriser l'outil informatique
- Planifier son travail

Savoirs être

- Rigoureux, méthodique, disponible
- Discrétion et secret professionnel
- Autonomie et sens de la hiérarchie

• Logiciels de gestion d’entreprise
• GED
• Autonomie
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Facturation
• Traitement du courrier
• Recettes