Assistant Administratif Bâtiment H/F - Ghezzi Menuiserie Sas

Ghezzi Menuiserie est une PME implantée à Uzès, spécialisée dans la menuiserie en bois, aluminium et PVC.
Nous intervenons sur des projets variés pour des clients publics et privés, principalement en Occitanie et en PACA.
Dans le cadre de notre activité, nous recherchons un assistant administratif bâtiment F/H afin de renforcer notre équipe et d'assurer le suivi administratif de nos chantiers et de nos dossiers de sous-traitance.

-Description du poste -
Sous la responsabilité du responsable administratif et financier, et en collaboration étroite avec les conducteurs de travaux et les différents services de l'entreprise, vous assurez la gestion administrative courante ainsi que le suivi documentaire des chantiers.
Vous jouez un rôle essentiel dans la circulation des informations, le respect des échéances et la fiabilité des dossiers.
Vous contrôlez la présence des documents nécessaires, effectuez les relances et signalez rapidement les pièces manquantes ou les situations nécessitant une décision.
Vos principales missions
- Assurer l'accueil téléphonique et physique ainsi que la gestion des courriers et courriels ;
- Rédiger, transmettre, classer et archiver les documents administratifs ;
- Créer et mettre à jour les dossiers de chantier dans l'ERP, SharePoint et les outils internes
- Préparer et suivre les documents administratifs et contractuels nécessaires au déroulement des chantiers ;
- Collecter, contrôler et relancer les documents des sous-traitants, puis préparer et suivre les DAST ;
- Assurer le suivi administratif des réceptions, réserves, expertises, DOE, clés et quitus ;
- Apporter un soutien administratif aux conducteurs de travaux, veiller au respect des échéances ;
- Suivre administrativement la flotte de véhicules, les sinistres et les fournitures de bureau.
Cette liste présente les missions principales du poste. Elle pourra évoluer en fonction de l'organisation et des besoins de l'entreprise.

- Profil recherché -
Vous êtes idéalement titulaire d'une formation de niveau Bac à Bac +2 en Gestion Administrative, Secrétariat, Assistanat de Direction, Gestion de PME-PMI ou un domaine équivalent.
Une première expérience réussie dans un poste administratif est souhaitée. Une expérience dans le bâtiment, les travaux publics, la menuiserie ou la gestion de dossiers de sous-traitance constitue un véritable avantage.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et capable de travailler simultanément sur plusieurs dossiers.
Votre rigueur vous permet de contrôler la présence et la cohérence des documents, de respecter les échéances et de signaler rapidement les anomalies.

- Compétences et qualités demandées -
- Très bonne expression écrite et orale ;
- Bonne maîtrise de Word, Excel et Outlook ;
- Capacité à organiser, classer et retrouver rapidement les documents ;
- Rigueur dans le contrôle et la saisie des informations ;
- Capacité à suivre des échéances et à effectuer des relances ;
- Esprit de synthèse et capacité à transmettre une information claire ;
- Sens de l'accueil et du service ;
- Autonomie, réactivité et polyvalence ;
- Bon relationnel et goût du travail en équipe ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Capacité à alerter les responsables en cas d'anomalie ou de retard.

- Environnement de travail et outils -
Dans le cadre de vos missions, vous utiliserez notamment :
- Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook) Teams et SharePoint ;
- Sage Batigest;
- Le standard téléphonique
- Les outils internes de classement et de suivi des chantiers ;
- Des outils d'intelligence artificielle générative de type GPT.
Une bonne maîtrise des outils bureautiques courants est nécessaire. Une formation à Batigest, SharePoint et aux procédures internes sera assurée lors de la prise de poste.

- Candidature -
Merci de nous transmettre votre CV accompagné de quelques lignes présentant votre parcours et votre motivation.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion des emails,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser l'accueil des visiteurs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux de menuiserie bois et PVC

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Suivi de chantier
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Intelligence artificielle
• Batigest
• Autonomie
• SharePoint
• Excel
• Word
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Capacité d'adaptation