Adjoint Administratif - Accueil et Secrétariat - Mejannes·le-Clap H/F - Communes

- Gestion du standard (accueil téléphonique, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents services, diffusion de l'information, traitement de la demande, diffusion de l'information)
- Accueil du public (gestion des demandes, orientation, traitement de la demande, renseignement des démarches administratives, diffusion de l'information)
- Gestion des locations de salles (gestion du planning, rédaction des conventions, gestion de la réception et sorti du locataire, gestion du chauffage des salles)
- Gestion du prêt de matériel
- Gestion du recensement militaire
- Gestion des jardins familiaux (rédaction des convention)
- Affranchissement du courrier
- Assurer diverses tâches de secrétariat (courriers, attestations, certificats, affichages...)
- Exécution et suivi des procédures administratives, délibérations, conventions, arrêtés...
- Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes
- Gestion du courrier (enregistrement du courrier, distributions aux différents services et élus, suivi du courrier)
- Rédaction des mails, courriers, attestations, certificats, autorisations
- Gestion de l'Etat-Civil : rédaction des actes, rédaction des avis de mention, envoi INSEE et ARS, table annuelle et décennale
- Gestion de l'ensemble des opérations électorales : enregistrement des inscriptions, radiations, changements, préparation du travail de la commission de révision des listes électorales, suivi de la commission
- Préparation et participation à l'organisation de tous les scrutins nationaux, locaux et professionnels
- Facturation mensuelle de la cantine
- Préparation des réunions du conseil municipal : convocation
- Rédaction d'actes administratifs : arrêtés, suivi des arrêtés, transmission des actes au contrôle de légalité
- Mise à jour du site internet de la commune et diffusion d'information
- Gestion des bornes automatiques de la place du village : délivrance des autorisations, bornage horaire
- Gestion des licences débit de boisson, restauration et licence taxi
- Rédaction des autorisations des manifestations sportives sur la commune
- Gestion des dossiers du marché hebdomadaire saisonnier : envoi des dossiers de pré-inscription, registre
- tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas, préparation des documents des séances du Conseil Municipal

- Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Connaissance de base, générale et experte : Etat-Civil, législation, funéraire, élection
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
- Maîtrise des techniques de communication, de secrétariat

- Savoir travailler en équipe
- Savoir s'organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité
- Devoir de réserve et respect impératif de la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
- Avoir des qualités rédactionnelles
- Etre polyvalent

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Classement des dossiers
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique